Dịch vụ dịch thuật

Where to Notarize in Vietnam? Dịch vụ Sao Y – Chứng Thực chuyên biệt dành cho người nước ngoài tại Việt Nam

Đối với người nước ngoài đang sinh sống, làm việc hoặc mới đến Việt Nam, nhu cầu sao y – chứng thực – certified copy – notarization xuất hiện rất thường xuyên. Tuy nhiên, không ít khách gặp khó khăn khi tìm hiểu:

Where to notarize in Vietnam? (Công chứng ở đâu tại Việt Nam?)
How to notarize passport in Vietnam? (Làm thế nào để công chứng hộ chiếu tại Việt Nam?)
Certified copy for work permit/visa in Vietnam? (Bản sao công chứng giấy phép lao động/visa tại Việt Nam?)

Với người nước ngoài ở Việt Nam – dù sinh sống lâu dài, công tác hay mới nhập cảnh – nhu cầu thực hiện sao y, chứng thực (certified copy, notarization) xuất hiện rất thường xuyên. Vậy bản sao hộ chiếu nước ngoài để làm gì?

– Tại Việt Nam, phải có bản sao hộ chiếu để bổ túc khi nộp hồ sơ:

+ Xin giấy phép lao động;

+ Thành lập, điều chỉnh thay đổi nội dung trên giấy phép đầu tư/giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;

+ Thành lập công ty; để góp vốn, mua cổ phần, nhận chuyển nhượng phần vốn góp;

+ Làm hồ sơ vay ngân hàng; để làm hồ sơ xuất nhập cảnh, ….

+ Ký kết hợp đồng công chứng, hồ sơ lái xe, …

Việc sao y hộ chiếu nước ngoài có thể thực hiện dưới 02 hình thức là sao y dịch thuật hộ chiếu và sao y hộ chiếu có chứng thực

Các loại “chứng thực / sao y / công chứng” có thể áp dụng cho người nước ngoài

Tùy mục đích giấy tờ, người nước ngoài có thể cần:

1. Chứng thực bản sao từ bản chính (sao y) — khi có bản gốc và muốn làm bản sao hợp pháp.

– Thẩm quyền chứng thực: theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có quy định về thẩm quyền chứng thực.

– Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình: bản chính giấy tờ + bản sao cần chứng thực.

2. Chứng nhận lãnh sự (consular certification) / Hợp pháp hoá lãnh sự (legalization) — khi giấy tờ nước ngoài cần được công nhận sử dụng tại Việt Nam, hoặc ngược lại.

– Cơ sở pháp lý: Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự & hợp pháp hóa lãnh sự.

– Cập nhật mới: Nghị định 196/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 03/08/2025) bổ sung quy định về chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự điện tử.

– Hướng dẫn chi tiết: Thông tư 11/2025/TT-BNG của Bộ Ngoại giao quy định mẫu giấy, quy trình mới.

Thủ tục chứng thực bản sao giấy tờ, tài liệu (legalization and certification of copy)

Dưới đây là các bước cơ bản và giấy tờ cần chuẩn bị khi người nước ngoài làm thủ tục chứng thực

1. Xác định loại chứng thực cần làm

– Nếu chỉ cần “sao y” (bản sao hợp pháp): làm ở cơ quan chứng thực như phòng công chứng, Phòng Tư pháp, hoặc cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam nếu ở nước ngoài.

– Nếu giấy tờ bản gốc cấp ở nước ngoài và cần dùng tại Việt Nam → cần “chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự”.

2. Chuẩn bị hồ sơ

– Đơn đề nghị theo mẫu (theo quy định cơ quan lãnh sự).

– Giấy tờ tùy thân của người đề nghị: có thể là hộ chiếu, giấy tờ khác theo quy định.

– Tài liệu/gia ý tờ cần chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa: bản gốc + (nếu nhiều trang) cần đóng giáp lai hoặc buộc dây, theo Thông tư hướng dẫn.

– Bản dịch (nếu tài liệu không bằng tiếng Việt): theo Thông tư 11/2025/TT-BNG, có mẫu “Cam kết người dịch” (theo mẫu quy định).

– Phong bì kèm sẵn tem (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện) để nhận kết quả. Thông thường cần bì thư hồi đáp.

3. Nộp hồ sơ

– Nộp tại cơ quan có thẩm quyền: Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan ngoại vụ được ủy quyền (ở Việt Nam), hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

– Với chứng nhận/hợp pháp hóa điện tử (áp dụng từ 01/01/2026 theo NĐ 196/2025): có thể nộp trực tuyến.

4. Thanh toán lệ phí

– Người đề nghị phải nộp lệ phí chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa.

– Nếu gửi hồ sơ qua bưu điện thì chịu thêm cước bưu điện hai chiều.

5. Nhận kết quả

– Sau khi xử lý, cơ quan có thẩm quyền sẽ dán “tem chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa” trên tài liệu (vật lý) hoặc cấp tem điện tử nếu đúng cơ chế điện tử.

Lưu ý: tem này không chứng nhận nội dung văn bản, chỉ xác nhận chữ ký, con dấu, chức danh.

Lưu ý quan trọng

Theo NĐ 111/2011, giấy tờ giả mạo, giấy tờ có chi tiết mâu thuẫn, con dấu/chữ ký không phải gốc thì bị từ chối chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa.

Có những trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo hiệp ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc “có đi có lại”.

Khi dùng giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam, cơ quan Việt Nam tiếp nhận có quyền đối chiếu, xác minh tính xác thực trước khi chấp nhận sử dụng.

Ni Tran Law Firm – Dịch vụ Sao y, Chứng thực cho Người Nước Ngoài Nhanh Chóng & Chuyên Nghiệp

Ngày càng nhiều người nước ngoài sinh sống, làm việc và đầu tư tại Việt Nam, kéo theo nhu cầu xử lý hồ sơ, giấy tờ hành chính cũng tăng mạnh. Hiểu được những khó khăn về ngôn ngữ, quy trình và thời gian, Ni Tran Law Firm xây dựng dịch vụ sao y – chứng thực dành riêng cho khách hàng nước ngoài, giúp thủ tục của bạn trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Với dịch vụ này, chúng tôi hỗ trợ:

· Sao y hộ chiếu, visa, thẻ cư trú và các loại giấy tờ cá nhân.

· Chứng thực giấy tờ để nộp cho cơ quan, trường học, ngân hàng, doanh nghiệp…

· Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ trước khi nộp để tránh sai sót.

· Hỗ trợ dịch thuật và hoàn thiện giấy tờ khi cần.

Ni Tran Law Firm cam kết mang đến trải nghiệm nhanh – chính xác – bảo mật, phù hợp cho khách hàng cần xử lý giấy tờ gấp hoặc thường xuyên làm việc với các cơ quan tại Việt Nam. Với phong cách phục vụ chuyên nghiệp, linh hoạt và tận tâm, chúng tôi luôn đồng hành để giúp từng bước thủ tục của bạn trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang tìm một đơn vị đáng tin cậy để hỗ trợ sao y và chứng thực, Ni Tran Law Firm luôn sẵn sàng hỗ trợ ngay khi bạn cần.

Những tài liệu pháp lý Ni Tran Law Firm cung cấp dịch vụ dịch thuật bao gồm nhưng không giới hạn:

– Dịch thuật hồ sơ pháp lý & tư pháp

+ Hợp đồng và thỏa thuận: hợp đồng thương mại, kinh tế, dân sự, lao động; biên bản ghi nhớ; thỏa thuận giữa các bên; tài liệu nhượng quyền.

+ Văn bản tố tụng: hồ sơ vụ án dân sự, hình sự, thương mại; bản án; biên bản hòa giải; đơn khởi kiện; lời khai, tài liệu từ Trung tâm Trọng tài Quốc tế.

+ Tài liệu pháp lý khác: luật & quy định, văn bản pháp lý nước ngoài, các loại giấy chứng nhận pháp lý, giấy tờ đăng ký và giấy phép.

– Dịch thuật giấy tờ sở hữu & sở hữu trí tuệ

+ Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản: nhà đất, tài sản khác.

+ Hồ sơ đăng ký sáng chế, nhãn hiệu; bản mô tả sáng chế; tài liệu liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ.

– Dịch thuật tài liệu tài chính – doanh nghiệp

+ Báo cáo tài chính; chứng từ thuế, chứng từ ngân hàng, chứng từ hải quan.

+ Hồ sơ đầu tư; tài liệu về M&A; tài liệu lĩnh vực tài chính – ngân hàng.

– Dịch thuật giấy tờ nhân thân – hộ tịch

+ Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu, CCCD/hộ chiếu.

+ Văn bằng, chứng chỉ; thư tín; các giấy tờ cá nhân khác.

+ Di chúc.

– Dịch thuật theo yêu cầu